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最近我跟幾位部落格站長合力撰寫的 雲端工作術:Google教我的100個工作方法 已經開賣了,這是裡頭其中一篇文章,經同意發表於此。

本書蒐集的各種方法,都是我們幾位作者實際應用於日常工作上的,相信有一定的參考價值,有興趣的人快去看看吧!


時常跟人家書信往來,時常會需要挾帶一些附加檔案,尤其是在跟人家談公事時,更是三不五時就會挾帶 doc、pdf、xls、ppt、壓縮檔、圖檔等資料。一般來說,我們會將附加檔案一個個下載回電腦之後,再一個個慢慢看。

可是當附加檔案一多的時候,你就會發現這樣做很麻煩!還好 Gmail 很貼心的提供了線上直接瀏覽附加檔案的功能,除了讓人能夠在線上直接瀏覽之外,還可以各個單獨下載,或是整批打包下載喔!

一眼就看出是否有附加檔案

要知道某一封信件是否有附加檔案,除了慢慢把信件點開來看之外,其實還有更快速的方法。有注意到每封信的右側,有的會有一個迴紋針的圖示,有的卻沒有嗎?這個迴紋針圖示就代表有附加檔案(想成把附加檔案用迴紋針別在這封信上就對了)。

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線上直接瀏覽附加檔案

要怎麼瀏覽這些附加檔案呢?其實很簡單!Gmail 會在信末列出所有的附加檔案,我們只要點擊「下載」就可以將檔案存放到自己的硬碟裡,也可以點擊「檢視」直接觀看檔案內容。因為檔案會被 Google 處理過再顯示於瀏覽器裡頭,所以就算我們電腦裡沒有安裝 Adobe Reader 或是 Microsoft Office,也可以瀏覽 pdf、doc、xls、ppt 等文件!

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簡易的 PDF 閱讀器

Gmail 對 PDF 檔的支援還算不錯,就算文件裡頭用到了中文或其他國家的文字,也能正常顯示。此外它也提供了縮放、存檔、列印等功能,我們只要把滑鼠游標移動到頁面右下角,就會彈出一條工具列。

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壓縮檔也能線上瀏覽!

除了文件檔跟 PDF 檔之外,甚至連壓縮檔也能線上瀏覽,同樣的我們只要點擊「檢視」之後,Google 就會列出壓縮檔裡頭的檔案清單,如果這些檔案是 Google 有支援的,只要在檔案名稱上點一下,就可以檢視檔案內容了!

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跟 Google 文件整合良好

Google 擁有許多網路服務,其中一樣是 Google 文件,它讓我們可以在線上處理大部分的 Office 文件。若是我們收到的附加檔案是 doc、xls、ppt 檔,就會多出一個選項,讓我們直接用 Google 文件開啟,如此一來除了可以線上觀看之外,還可以線上編輯內容。

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把附加檔案的迴紋針圖示移到前頭

根據 Gmail 的預設,附加檔案的迴紋針圖示會顯示在右側,但其實我個人覺得這是個不太好的設計,因為眼球必須移動比較長的距離,才可以看到圖示。

在 Gmail 設定的〔研究室〕分頁底下,提供了一個「移動圖示欄位」的選項,讓我們可以選擇要把圖示移到左側,這樣一來就可以一眼看出這封信有沒有附加檔案。

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  • 蕭家倫
  • Nelson您好:
    請問一下,我的作業系統是UBUNTU 16.04,瀏覽器是Chromium,您提到說GMAIL可以把附加檔案的迴紋針圖示移到前頭,我照著您的說明,進到Gmail 設定的〔研究室〕分頁底下,卻找不到「移動圖示欄位」的選項,請問有解嗎?

    感謝您分享好用的GMAIL技巧。